Arbetsplatsen

Citatet ”Trivseln och dess sociala funktioner blir viktigare, och det styr hur vi inreder” säger mycket om hur du bör tänka kring kontorsinredning.

Gör en lista över kontorsmaterial

När du driver ett företag så blir det en hel del administration att ta hand om som bland annat fakturering, betalning av leverantörsfakturor, orderhantering och bokföring. Detta kan du dock ändra på ganska enkelt.

Om du dessutom har anställda som arbetar på företaget så är det ytterligare administration som ska göras såsom lönehantering, skatteinbetalningar, försäkringar och en del annat. Det gör att det är en hel del administration som ska utföras på företaget löpande, utöver att du också ska driva verksamheten, ha kontakt med kunder och ta hand om dina anställda. Du kan välja att leja ut administrationen till något externt företag, anställa en ekonom som hanterar företagets räkenskaper eller att du själv tar hand om företagets administration. För att förenkla administrationen så ska du definitivt ta hjälp av de IT-stöd som finns på marknaden. För bokföringen så finns det bokföringsprogram, för kundfakturor och leverantörsfakturor så finns fakturaprogram och för löner så finns löneprogram som också hjälper dig att räkna ut skatten. Ett bra löneprogram ger dig möjlighet att varje månad få ett underlag för skatteinbetalningar och hantering av sjukfrånvaro. Dessutom så får du statistik och även underlag för bokföringen och kanske även för faktureringen. Det innebär att du sparar betydande med tid att automatisera din lönehantering.

Detta ska ett löneprogram hantera

Det finns både stora som mindre löneprogram att välja mellan. Dock ska ett löneprogram kunna hantera sammanräkning av lön för anställda, ersättning vid sjukfrånvaro, ackumulera semesterdagar och semesterersättning, räkna ut skatt och arbetsgivaravgifter. Du ska också kunna få ut lönespecifikation till den anställde, underlag för skatteinbetalningar och bokföringsunderlag.

Integrerade löneprogram

Om du utför uppdrag ute hos kunder eller tar betalt per timme och har många anställda på företaget så kan du integrera ditt löneprogram med ett affärssystem. Det innebär att de anställda själva lägger in den tid som de är ute hos kunder eller arbetar för en kund direkt i ett affärssystem. Det betyder att du får all information om kundarbeten samlade på en plats och som du sedan kan använda för löneunderlag, fakturaunderlag och bokföringsunderlag. Dessutom så har du information som gör att du kan dels kalkylera för framtida arbeten men också se statistik för utfall av månadens arbete.

Jobbar du mycket hemifrån eller driver du kanske din verksamhet med hemmet som bas? Då är det viktigt att du har ett hemmakontor och att ditt kontor i hemmet är inrett på ett smart sätt som tillåter dig att arbeta där i godan ro – här är några tips på hur du kan göra för att inreda på bästa sätt.

När det är dags att inreda ett kontor hemma finns många saker att tänka på, säkerställ till exempel att du har allt du behöver för att kunna arbeta effektivt under dagen och var noga med att ytoptimera och ta bort saker som du inte behöver dagligen. Är det till exempel nödvändigt att ha din etikettskrivare överst i skrivbordslådan eller kan denna kanske förpassas till en kartong du ställer på en hylla ovanför arbetsytan där du även kan f plats med andra saker du inte använder dagligen? Nästa steg är att se över platsen för ditt kontor. Det behöver inte vara undangömt i ett skrymsle utan ditt kontor kan vara vart som helst, det viktigaste är att du känner arbetsro när du väl befinner sig där.

Våga vara kreativ i inredningen

Något som många ofta glömmer av är det faktiskt är okej att gå utanför ramarna en hel del när det kommer till att inreda ett kontor i hemmet. Det behöver faktiskt inte vara en tråkig plats, tvärt om så är det bättre om dett blir en plats som inspirerar till att vara kreativ. Men tänk på att inte vara alltför inredningsfixerad, tänk även på funktionen och var noga så att du inte belamrar skrivbordet med för mycket prylar och onödiga saker. Använd i stället fantasin och undvik att fastna i att tänka att hemmakontoret ska vara stelt och tråkig, tänk såhär:

”Låt nätta bord, regelrätta skrivbord eller platsbyggda skivor utgöra själva grunden. Till det adderas med fördel en snygg stol och praktiska, personliga detaljer – och varför inte en grön växt eller några fräscha snittblommor?” – läs fler tips och se inspirationsbilder genom att klicka här (öppnas i ny flik).

Trivs du inte med din arbetsplats, ser du inte en personlig utveckling eller vill du bara testa något helt nytt? Då är det dags att söka nytt jobb! Här hjälper vi dig på traven till en helt ny karriär.

Att byta jobb eller karriär är inte det lättaste, speciellt inte om man har varit på en och samma arbetsplats en väldigt lång tid och känner sig väldigt bekväm med arbetsuppgifterna och arbetsplatsen. Nu är det istället dags att ta sig ut på okända marker för att söka nya utmaningar och möjligheter.

Det första du ska göra för att ta reda på vilka jobb som går att söka är att använda någon tjänst som listar lediga jobb efter ort, yrke och omfattning. Dessa tjänster finns det många av, men ett bra tips är Careerbuilder.

Nya Wermlands Tidning skriver om de yrken som arbetsförmedlingen spår kommer behöva mer arbetskraft i framtiden vilket öppnar goda möjligheter för arbete och arbetstillfällen. Om du ska ta dig an en helt ny utmaning och vill hoppas på anställning inom en snar framtid ska du satsa på något av dessa yrken: barnmorska, läkare, psykolog, ingenjör, lärare, fritidspedagog, jurist, kock, bartender med flera.

Dags att byta karriär eller inte?

Våga byta jobb. Är du osäker och går runt och klurar på om ditt nuvarande arbete är rätt för dig? Har du varit på en och samma plats alldeles för länge och känner dig nyfiken på något nytt? Det är inte lätt att avgöra om tiden är inne för att byta arbete eller inte. På nyteknik.se nämner man fem frågor man kan ställa till sig själv om man är osäker på om det är tid att byta arbetsplats eller inte.

• Utvecklas du i den takt du vill?
• Känns det roligt att gå till jobbet? Känner du dig motiverad och har engagemang?
• Kan du stå för alla värderingar företaget står för?
• Känner du att chefen ser dig och vill ditt bästa?
• Är det rätt tid i livet eller på arbetsplatsen att byta arbete?

Fundera på dessa frågor och överväg om du kan svara positivt eller negativt på dem. Om inte så är det läge att börja fundera på att ta nästa steg.

Lycka till!

Det finns en hel del saker som behövs på ett kontor, och vissa saker kanske man glömmer av när det är dags att inreda – därför är det viktigt att se till så att man inreder kontoret rätt och med rätt saker och tillbehör för att få en fungerande arbetsyta som främjar kreativitet.

På ett kontor finns det saker som måste finnas, och också saker som borde finnas. Speciellt när det kommer till att skapa en yta som främjar kreativiteten. Saker som varje arbetsplats bör ha är till exempel en etikettskrivare på kontoret för att kunna märka upp pärmar, skåp och dokument med mera för att hålla en bra ordning och för att effektivisera. Men med det sagt ska man kanske inte tro att det är det enda som behövs. Vill man just öka kreativiteten kan man tänka på hur man väljer att inreda. Till exempel i tidningen Kollega tar man upp Feng Shui som en stor aspekt för hur bra medarbetarna presterar på kontoret. Vad man ska tänka på är bland annat hur man ställer skrivborden i ett kontorslandskap. De ska inte stå mot varandra för då blockerar man de anställdas energier och man ska även tänka på ljusinsläppet samt att man för syrets skull ska inreda med mycket grönt, och dessa växter ska man då också ställa på ett speciellt sätt. Följer man de tankesättet kommer energin att flöda på kontoret vilket sedan kommer medföra att kreativiteten ökar. Hemma däremot, på hemmakontoret är det andra saker man ska tänka på i inredningen.

Så inreder du hemmakontoret rätt

När man ska inreda ett kontor hemma gäller det att göra så det blir så inspirerande som möjligt. Det är något man kan göra genom att tänka på både valet av färg och valet av möbler man har där, enligt Metro Mode som menar att de traditionella kontorsmöblerna förvisso är bra, men något tråkiga. Vad man istället ska göra är att satsa på saker och inredning som gör att man blir glad och för att lyckas finns en hel del saker man kan göra. Något som till exempel Elle Decoration tipsar om är följande:

• Röd tråd och enkelhet – det är ett kontor inget annat, så välj saker du gillar och håll en röd tråd mellan dessa, gör det dock inte för mycket bara då blir det lätt plottrigt.
• Ha störst fokus på stolen du väljer – nyckeln till ett bra hemma kontor som du vill spendera tid i är att du har en skön stol att sitta på, då orkar du jobba längre och kan vara mer kreativ.
• Förvaring är a och o – här kommer etikettskrivaren in även i hemma kontoret, märk upp och lägg undan dina kontorsprylar i smart, gärna dold, förvaring där var sak har sin plats.

Det finns flera saker som är en självklarhet att få göra som anställd på ett företag, såsom att till exempel gå till läkaren på arbetstid eller stanna hemma med sjukt barn – men det finns också en hel radda saker som absolut inte är okej att göra under arbetstid, men vilka? Det har tidningen Chef svaret på efter en omfattande undersökning.

Att vissa saker är helt okej att göra under arbetstid som anställd tycker många att det finns, men håller chefen med om detta? Enligt en undersökning som tidningen Chef gjort som Expressen skriver om så är det en hel del saker som chefen nog inte håller med om faktiskt skulle vara okej att göra under arbetstid. Men visst är man inte helt bakbunden som anställd, att gå till läkaren eller ringa att samtal på jobbtelefonen till familjen är till exempel två saker som chefen inte har något emot – däremot att sitta på sociala medier eller ta hem kontorsmaterial olovligen från arbetsplatsen är saker som cheferna dock inte är okej med – i alla fall enligt undersökningen som Chef gjort där hela 506 chefer deltagit.

Det här ogillar cheferna mest:

• Facebooka – 18 procent.
• Långa raster eller pauser som inte finns avtalade – 16 procent.
• Bo gratis på hotell under helg för att flyget blir billigare – 9 procent.
• Ta hem toapapper, pennor, kaffefilter med mera – 6 procent.
• Flyga så resorna genererar privata bonuspoäng – 5 procent.
• Använda tjänstebilen privat utan att redovisa detta – 3 procent.

Det här är chefen helt okej med:

• Läkarbesök – 62 procent.
• Skicka/besvara privata mejl – 60 procent.
• Privata samtal med tjänstemobilen – 54 procent.
• Läsa tidningar online – 46 procent.
• Göra privata ärenden på arbetstid och sen jobba över – 45 procent.
• Skicka skoj- och skämtmejl till kollegor – 39 procent.

Något som kan tilläggas om ovanstående är att även 54 procent av alla tillfrågade chefer också uppger att de någon gång faktiskt konfronterat en medarbetare relaterat till just vad denne ägnar sig åt under arbetsdagen. Dock ska man lägga på minnet att många av des ”fusk” under arbetsdagen görs för att medarbetaren ska lyckas pussla ihop sin vardag – och det gör att många chefer har visst överseende när man upptäcker en medarbetare som ertappas med att göra saker som chefen egentligen ogillar.

Det har blivit allt mer populärt att använda sina egna digitala enheter på jobbet och allt fler jobbrelaterade saker går mot det mobila.

En ny trend inom företagsvärlden är BOYD, eller bring your own device, som innebär att fler företag låter anställda använda sina privata datorer och mobiltelefoner som arbetsverktyg, rapporterar Svd. För att göra detta på ett smidigt sätt kan man ”boxa” vad som är företagsdata i den anställdas egen enhet. Då får hen som två separata delar på samma enhet, en som är för företagsdata och en för privat data. På stora bolag har man oftast system som inte är anpassade för att köras på servrar som är tillgängliga för privata enheter men små företag har möjligheten att anpassa sina system för detta från allra början.

Mer mobilt

Många företag hakar alltså på den här trenden och i och med att man går mot mer mobila lösningar är det även många som går över till att ha företagsväxeln mobil. Det finns många aktörer som specialiserar sig på att erbjuda mobil växel till ditt företag och det är bara att välja en. I och med att mycket företagsrelaterat i dag sker mobilt har det blivit svårare för företagen att förbjuda mobilanvändande på arbetsplatsen. I Dagens Nyheter kan man läsa att det är svårt att dra en gräns eftersom det är svårt att veta om det de anställda gör på mobilen är jobbrelaterat eller inte.

Kan styras utan händer

Att försöka jobba emot att arbetsplatser blir mer digitala och mobila är bara dumt eftersom framtiden ligger här. Om ett par år kommer man till och med kunna kommunicera via sina mobila enheter utan att behöva använda händerna och detta kommer givetvis att underlätta enormt mycket, speciellt på arbetsplatsen.

”I dag kommunicerar vi med mobiltelefonen genom att trycka och swipea, men om några år kommer din smartmobil gissa vad du önskar utan att du behöver röra ett finger.” Läs mer.

Det finns några saker du bör se över när du ska skapa en bra arbetsplats åt dig och dina kollegor. Visste du att till exempel växter kan förbättra luften och öka produktiviteten? Dessutom kan belastningsskador minska med rätt möbler.

Till att börja med behöver inte allt på ett kontor vara vitt. Lek med färger för att få upp energin. Ibland kan det räcka med några få accenter på kuddar eller tavlor för att muntra upp rummet. Eller så kan du ge de olika mötesrummen en fondvägg i en uppiggande kulör. Inred gärna med gröna växter för att ge arbetsplatsen en trivsam känsla. Inte bara förbättrar växter luften på kontoret (Källa) enligt en undersökning från University Of Queensland så kan växter öka produktiviteten med 15 procent.

Tips för kontoret

Det kan lätt bli bullrigt på ett kontor så se till att få in mattor, gardiner eller snygga bullerdämpare för att dämpa oljud. Sen finns det nog inget som bättre kan skänka en arbetsplats en mysig atmosfär såsom nybryggt kaffe gör. För att få en mer gemytlig stämning kan man köpa en kaffemaskin och kakor till kontoret. Ytterligare något att satsa på är ergonomin. Ett bra ergonomiskt tänk bör genomsyra arbetsplatsen. Hela 70 procent av människorna i Sverige har belastningsskador, enligt Aftonbladet. Därför bör du se till att ha bekväma stolar som sparar ryggen, höj och sänkbara skrivbord för att kunna sträcka ut på sig. Det kan du bland annat köpa på http://kontorsshop.se/.

Finns säkerhetsföreskrifter

Förutom att skapa en trivsam miljö där människor trivs finns det även en mängd säkerhetsföreskrifter som gäller på kontor. Det kan handla om buller, ljus och belysning eller ventilation. Det är arbetsgivaren som är ansvarig för detta. Om en person hittar en brist i arbetsmiljön måste personen i första hand påtala detta till sin chef, i annat fall till skyddsombud eller sin fackförening. Läs mer på Arbetsmiljöverket.

Ett stökigt och kreativt kaos eller kliniskt rent på skrivbordet, vad är egentligen bäst? Ska man tro experter är det allra bäst att städa upp på skrivbordet.

I Svenska Dagbladet kan man läsa om att ett stökigt kontor kan leda till att de anställda blir sjuka. Forskning visar att ett stökigt skrivbord överbelastar hjärnan och att det även förstör koncentrationsförmågan. Den stökiga arbetsplatsen gör även så att produktiviteten blir hämmad och ställer till det när information ska processas i hjärnan. Forskare har därför kommit överens om att det allra bästa är att ha ett snyggt och städat skrivbord. De företag som har kunder på kontoret ser ofta att ett städat skrivbord är ett måste och att det är extra viktigt att ha det snyggt på kontoret.

Städa upp skrivbordet

För att få ro i hjärnan och göra det lättare att koncentrera sig bör man alltså städa upp sitt skrivbord. Man kan exempelvis börja med att samla ihop papper som ligger huller om buller i en brevkorg eller en tidskriftssamlare som man bland annat kan hitta på http://www.kontorsredo.se. Att få en ren horisont att blicka in i är jätteviktigt och därför kan det vara bra att även städa undan de foton som man eventuellt har på sina barn eller familj på skrivbordet. På dn.se tipsar man om att dessa istället får ställas bakom en på sin kontorsplats eftersom skrivbordet ska vara reserverat för endast den arbetsuppgift man håller på med nu.

Kan uppfattas som negativt

Hur ens skrivbord ser ut påverkar som sagt koncentrationen och kreativiteten en hel del, men skrivbordets utseende säger även mycket om hur man är som person. Det kan nämligen hända att en person med smutsigt och stökigt skrivbord uppfattas som ofräsch och oseriös. Detta gör att omgivningen har en tendens att reagera negativt. De som stökar till sitt skrivbord blir dock färre och färre i och med framfarten av de flexibla kontoren där man byter skrivbord varje dag och inte kan lämna massa saker framme. Läs mer.

Arbetsmiljön är A och O för att medarbetarna i företaget ska trivas och göra ett bra jobb. Men kontorsanställda upplever att de inte kan arbeta ostört. Sitter man i ett öppet kontorslandskap är detta problem svårt att undvika, men det finns knep.

Så mycket som var fjärde person som jobbar på kontor i Sverige tycker att hen sällan eller aldrig kan jobba ostört, visar en undersökning som Svenska Dagbladet tagit del av. Mer än hälften av kontorsarbetarna saknar ett eget rum eller har inte ens en fast plats att arbeta på. Andelen personer som sitter i landskap eller större rum med två till fem personer i samma rum, ökar. Detta i samband med att andelen kvadratmeter per anställd krymper. Konsekvensen av de krympande ytorna och de öppna kontorslösningarna är att många känner sig störda på jobbet. Undersökningen visar att det som stör kontorsjobbarna är högljudda kollegor, oljud från ventilation, mobiltelefoner och en allmänt hög ljudnivå, skriver NSD.

Få en lägre ljudnivå

Det är ju ett faktum att de öppna kontorslandskapen blir fler och det blir mindre arbetsyta för de som arbetar på kontor. Detta går knappast att ändra på i dagsläget. Det finns dock en del saker man kan göra för att bli mindre störd i ett sådant här arbetsklimat. Det första man kan göra är att sätta upp ljudabsorbenter för vägg som både avskärmar lite och gör så att den allmänna ljudnivån sänks. Några andra tips på hur man dämpar ljudnivån är:

• Att ha mattor på golvet. Mattorna tar upp lite av ljudet plus att man slipper lätet från klackar när folk går runt på kontoret.
• Veckade gardiner som hänger en bit innanför fönstret kan även absorbera en del ljud.
• Sätt människor som arbetar med samma sak bredvid varandra. Sitter exempelvis en ekonom bredvid en säljare, finns en stor risk att ekonomen störs av säljarens kundsamtal.
• Glasrum mitt i kontorslandskapet är inte att föredra. Visserligen är de bra för de som sitter i dem men i övrigt fungerar glasväggarna som reflektorer.
• Se till att ventilationen är så bra som den kan vara. Många stör sig väldigt mycket på en högljudd ventilation. Läs mer.